Elektronik Bilgi Kaynakları ve Derme Geliştirme Politikaları

Electronic Information Resources and Collection Development Policies

OLCAY, Erol 'Elektronik Bilgi Kaynakları ve Derme Geliştirme Politikaları - Electronic Information Sources and Collection Development Policies', III. Türkiye'de Internet Konferansı, 21-23 Kasım 1997, CD-ROM, Orta Doğu Teknik Üniversitesi, Ankara
 

Giriş
 
Kütüphanecilerin görevi kullanıcılarına bilgiyi erişilebilir kılmaktır. Dolayısı ile bunun planlanması kütüphanecilerin temel görevlerinden biridir. Kütüphanelerin tüm materyalleri alabilmeleri olanaksızdır. Hatta kendi kullanıcılarının bile tüm gereksinimlerini karşılayamazlar. Çünkü son zamanlarda kütüphane bütçelerine ek mali yükler gelmiştir. Gelen bu ekonomik yüklerin nedenleri; artan bilgi miktarı nedeni ile daha fazla kaynağın satın alınması zorunluluğu, elektronik bilgi kaynaklarının varlığı (depolama, depolanan bu bilgilere erişim ve bu iki işlem için gereken bilgisayar donanımıiçin harcanan paralar) ve tüm bu organizasyonların kütüphane içinde yerleştirilmesi şeklinde açıklanabilir. Bu ekonomik yüklere karşın, kütüphaneler yeni teknolojik olanaklar sayesinde, kurmuş oldukları işbirliği projeleri ile kullanıcılarına diğer kütüphanelerde bulunan bilgi kaynaklarını sunma olanağı bulmuşlardır.

Bu nedenle derme geliştirme çalışmaları değişik bir boyut kazanmıştır. Bunun için kütüphaneler elektronik, basılı ya da diğer formatlarda toplayacağı bilgi kaynaklarının neler olacağına yol gösteren politika metinleri hazırlamaya başlamışlardır.

Kütüphane dermeleri son zamanlarda büyük değişiklikler göstermiştir. Eskiden elle tutulabilir (tangible)somut bilgi kaynakları varken simdi yalnızca bilgisayar ekranlarından izleyebildiğimiz ama elle tutamadığımız (intangible)bilgi kaynakları herkesçe bilinen bir olgudur ve kullanımı hızla yaygınlaşmaktadır. Bu bilgi kaynakları yerel kütüphanelerde ya da kampus ortamında bir bilgisayarın anabelleğine aktarılabilirler. Hatta uzaktan erişim ile elde edilip kullanılabilir, web siteleri, tartışma listeleri ya da yayıncısının ev sayfa(home page)'sında izlenebilirler.  Bu nedenle dünyanın neresinde olursa olsun erişilebildiği kadarı ile tüm kütüphane materyalleri, kütüphane dermelerini oluşturmaktadır artık. Dolayısı ile kütüphane derme geliştirme politikalarının  geleneksel şekli değişmiş, yeni yazılı metinleri oluşturulmaya başlanmıştır.

Çağdaş kütüphane dermesi yeni bilgi çevresi dediğimiz ortamda nasıl bir şekil almıştır' Incelendiğinde şu materyallerin çağdaş kütüphane dermelerini oluşturduklarını söyleyebiliriz:

1. Elle tutulabilir (tangible) bilgi kaynakları: ( monograflar, sesbantları,görüntü bantları, slide formlar, mikroformlar vb. ). Bu tür kaynaklar kütüphanenin sahibi olduğu ve kütüphanenin içinde yer alan kaynaklardır.
2. Elle tutulamayan (intangible) ama bilgi kaynağı olarak bilgisayar ekranında izlenebilen elektronik bilgi kaynakları:       ( CD-ROM'lar, kütüphanenin bilgisayarına yüklenmiş bazı veritabanları ). Bu tür bilgi kaynakları kütüphane bilgisayar sistemine bağlı bir uç ile kullanıcıların çoğu zaman hiçbir ücret ödemeksizin elde edebildiği elektronik bilgi kaynakları.
3. Yine elle tutulabilir bilgi kaynakları: Bu bilgi kaynakları da monograflar, sesbantları,görüntü bantları vb. bilgi kaynaklarından oluşur ama kütüphanelerarası ödünçverme ya da diğer kaynak paylaşım projeleri ile kullanılabilen ve başka kütüphanelerin sahibi olduğu bilgi kaynaklarıdır.
4. Yine elle tutulamıyan bilgi kaynakları ki bunlar başkaları tarafından yaşatılan, günlenen bilgisayar ortamındaki veri tabanlarınlarıdır. Bu bilgi kaynakları da  ücretli ya da ücretsiz olarak sunulurlar. (Gorman, 1997:498-499).

Elektronik Bilgi Kaynakları
 
Iki ve 4. maddelerde tanımlanmaya çalışılan türdeki bilgi kaynakları genel olarak elektronik bilgi kaynağı olarak bilinirler.

Elektronik bilgi kaynağı ne demektir'

Temel bir ticari ürün olan elektronik bilgi elle tutulabilen birşey değildir. Ancak bir çok elektronik bilgi ürünü basılı kaynakların eşidi gibi görünür ve aynı anda iki ortamda da; hem basılı hem de elektronik halde bulunabilir. Bu elektronik bilgi kaynaklarının bir özelliğidir.

Elektronik bilgi kaynakları akademik kütüphanelerce önemli kaynaklar olarak algılanmaktadır. Kütüphane bütçesinden almış oldukları paylar gittikçe artmaktadır. Bu nedenle basılı ortamdaki materyal  sağlama işlemlerini zaman zaman kesintiye uğratmakta ve bu gibi materyallerin satın alınmasını engellemektedirler. Ancak uzaktan ya da kütüphanede erişilebilen bu elektronik bilgi kaynaklarının  yararları tartışılamaz. Bu gibi kaynakların günümüzde yaratmış oldukları bilgi patlaması, kütüphaneciler ve kullanıcılarca güçlü bir şekilde hissedilmektedir.

Elektronik bilgi kaynaklarını kabaca tanımı şudur: 'CD- ROM'lar, bölgesel ağlar (LAN), bilgisayar donanımları, çevirimiçi (online) erişebilen kaynakları, Internet, diğer uzaktan erişilebilen veritabanları ve kütüphanecilerin kendi kullanıcıları için sağlamış oldukları diğer veri tabanlarıdır (White ve Crawford, 1997:53). Ama burada elektronik bilgi kaynaklarının neler olduğuna daha detaylı bir şekilde değinilmesi bizce gerekli görülmektedir. Bugün elektronik ortamda olup da kütüphanelerin yararlandığı sistemleri iki büyük bölümde inceleyebiliriz:
 

    1. Kütüphane yönetimi ile ilgili sistemler
    2. Bilgi erişimle ilgili sistemler (Rowley, 1996: 14).
     

Kütüphane yönetim sistemleri; kütüphane içinde ödünç verme, sağlama derme yönetimi gibi işlemlere kolaylık getiren elektronik kaynaklardır. Direkt olarak derme içerisinde görünmüyorsa da dermenin oluşumunu dolaylı olarak etkilemektedirler. Bunlara örnek olarak gösterebileceğimiz kaynaklar şunlardır:
 

  • ' BLACKWELL firmasının web sitesi üzerinden taranabilen Blackwell's Comnet adlı yazılımı
  • ' Internet üzerinden yalnızca üye olabilenlerin erişebildiği BLCMP veritabanı
  • ' EBSCOHOST; süreli yayınların tam metin ya da kaynakça bilgileri ile web üzerinden bir arayüz programı yardımı ile sorgulanabildiği ücretli bir veri tabanı
  • ' Internet aracılığı ile erişilebilen DYNIX, Net Publisher gibi yazılımlar
  • ' WEB PAC yazılımı Internet üzerinden kataloglama yapmaya yardımcı olurken WINPAC da çeşitli noktalara link'ler sağlayarak kaynak paylaşımında yardımcı olmaktadır.

Bilgi erişim ile ilgili sistemleri de kendi içlerinde 2 temel bölüme ayırmak olasıdır. Bunlardan birincisi Internet aracılığı ile çevrimiçi veri tabanlarına bağlanmak; Ikinci olarak da yerel (LAN) ya da geniş alan ağları (WAN) sayesinde bazı CD-ROM kaynaklarını taramak şeklindedir. Bunlara örnek olarak da şu kaynakları örnek gösterebiliriz:
 

  • ' ISI 'Corporate Alert' adlı sistemi ile duyuru servisi sunmaktadır.
  • ' Yine ISI firmasının sunduğu Elektronik Kütüphane Projeleri (Electronic Library Project) 1350 süreli yayının içindekiler sayfasını kapsamaktadır.
  • ' OCLC ürünü olan NET FIRST Internet aracılığı ile erişilebilir bir kaynaktır.
  • ' Bazı kütüphaneler CD-ROM'ları bile ödünç alabilmektedir. 'Ramesis CD-ROM's to Land' projesinde 40 halk kütüphanesi yer almaktadır.
  • ' Çeşitli amaç ve sayılarda kurulmuş olan elektronik Dergi projeleri de vardır.'The Super Journal Project' örneklerden biridir (Baldwin,1996).
  • ' Gabriel ise web sunucusu üzerinde Avrupa'nın çeşitli milli kütüphanelerine ve onların çevrimiçi servislerine erişimi sağlayan tek noktadır (Jefcoate, 1996).

Bundan başka elektronik bilgi kaynakları konusunda daha da detaya inmek istersek Internet aracılığı ile erişebileceğimiz bilgi kaynaklarından örnekler vermemiz gerekir. Tam bir organizasyon sağlanmamış olmakla birlikte Internet üzerinde bulunan bilgilere de sistematik bir yaklaşım yapılabilir:

1. Sanal kütüphaneler (Virtual Libraries)

  • ' Internet üzerinde bulunan konu yaklaşımlı kaynak rehberi. http://www.lib.umich.edu/chhome.html adresi ile erişilebilir.
  • ' Tüm Internet Kataloğu (The Whole Internet) Bu sanal kütüphanenin erişim adresi de http://nearnet.gnn.com/wic/
  • ' World Wide Web Sanal Kütüphanesi (The World Wide Web virtual library) http://info.cern.ch/hypertext/DataSources/bySubject/ adresi ile erişilebilir.

 
2. Küresel Bilgi Rehberleri (Global Information Directories)

  • ' Yahoo (http://www.yahoo.com/)
  • ' Ticari servislerin açık pazarları konusunda bilgi veren rehber ki buna da http://www.directory.net/ adresi ile erişilebilir.

 
3. Beşeri  Topluluklar/Gruplar (Communities of the People)
 Diane Kovac'ın Akademik Elektronik Konferans Rehberi. Erişim adresi:gopher://gopher.usask.ca:70/11/world%20Wide%20Information
4. Arama Araçları (Search Tools)

  • ' CUI'nin web üzerindeki tarama motorları dermesi (CUI's Collection of WWW Search Engines) (Erişim adresi:http://cuiwww.unige.ch/meta-index.html) (Morville ve Wickhorst, 1995:31)
     

Elektronik bilgi kaynaklarının türü ya da orijinlerinin neler oldukları konusunda Demas(1994)'ın çalışması ışık tutmaktadır. Demas'ın sistematik yaklaşımına göre; elektronik bilgi kaynaklarını uygulama yazılımları, bibliyografik kütükler, tam metinler , sayısal kütükler ve çoklu ortamda bulunan bilgiler oluşturmaktadır (Demas, 1994:73).

Üzerinde özellikle duracağımız bir tür de yukarıda adı geçen elektronik dergilerdir (e-journal). Elektronik dergiler için henüz standart bir tanım bulunmamaktadır. Elektronik dergilerin bazıları yalnızca elektronik versiyona sahiptir. Bazıları ise daha önce basılı olan bir derginin elektronik formu olarak görülmektedir. Bir diğer opsiyon da derginin eşzamanlı olarak hem elektronik hem de basılı versiyonunun bulunmasıdır. CD-ROM ortamında olan elektronik dergiler vardır. ADONIS buna örnek olarak gösterilebilir. Yeryüzünde hangi elektronik dergilerin var olduğunu gösteren bazı başvuru kaynakları da vardır. Internet üzerinde bulunan kaynaklardan bazıları şunlardır:
 

  • ' Australya Elektronik Dergi Listesi Veri Tabanı (1200'den fazla e-dergiyi listelemektedir)
  • ' E-Dergi Rehber Sayfası (web ortamında 35 e-dergiye link sağlayan bir liste)
  • ' John Labovitz'in e-zine listesi (1500'den fazla e- dergiyi listeler)
  • ' New Jour ise 3000'den fazla e-dergiyi kapsayan yalnızca e-dergilerin başlıklarını listeleyen bir başvuru kaynağıdır (Nisonger, 1997:60).

Kütüphaneciler bugün elektronik formatlı bilgi kaynaklarının nasıl sağlanacağının konusu üzerine düşünmektedirler. Bir zamanların herkese açık olmayan veritabanları (örneğin Dialog gibi) bugün çeşitli satıcılardan, bölgesel  ağlardan ve daha bir çok noktadan erişilebilir hale gelmiştir. Yeni bir uğraşı konusu ise basılı materyaller ile elektronik bilgi kaynaklarını sağlarken kurulacak olan dengenin nasıl oluşturulması gerektiğini bulmaktır. CD-ROM'lar gibi biraz daha eski olan elektronik kaynaklar da bile hangi versiyonunun (basılı ya da elektronik) alınacağının dengelenmesi gerekmektedir.

Kütüphane kullanıcıları yeni satın alınan kitapları kolayca görebilirler. Yeni satın alınan kitaplar hemen kullanıma giren kütüphane metaryalleri haline gelir. Elektronik kaynaklar ise fiziksel bir görüntü sergilemezler. Kütüphane kullanıcıları ve kütüphane bütçesini harcayanlar, kütüphane bütçesinden ne alındığını görmek isterler. CD-ROM'lar ya da flopy diskler belki görülebilir ama kim Internet web site'den sorgulanabilen veritabanlarının kullanım haklarının satın alındığını görebilir' Bu konular, elektronik bilgi kaynaklarının derme geliştirme politikası yazılı metni oluşturulduğunda dikkatle ele alınması gereken konulardır.

Derme Geliştirme

Derme Geliştirme Politikası

Kütüphanenin mevcut kolleksiyonunun boyutunu tanımlayan, kaynakların gelişmesinin devamını sağlayan ya da bunu planlayan, dermenin gücünü ortaya koyan ve seçim felsefesi ile kurumun genel amaçları arasındaki ilişkiyi gösteren, ve düşünce özgürlüğünün bir ürünü olarak ortaya çıkan doküman metnidir ( American Library Association, 1987:2-3).

Derme geliştirme politikaları kütüphane materyallerini seçim aracı olarak kullanılmakla beraber pek çok amaca hizmet ederler. Sahip olunan derme hakkında bir fikir verdiği gibi, öncelikleri belirler, bütçelemeye yardım eder, kütüphane ve kütüphane dışı bileşenler arasında bir iletişim kanalı olarak görülür. Kaynak paylaşımı ve ortak derme geliştirme politikasını destekler, entellektüel özgürlük haklarını korur ve sansürü önler çünkü kütüphane kendi dermesini gözler önüne serer. Tüm derme yönetme etkinliklerinde yardımcı olur, bağış kitapların alınıp alınmayacağını belirler, materyallerin seçilip seçilmemesini belirler ve hangi yayının sürekli olarak alınıp alınmayacağını saptar (Johnson, 1994). Aynı zamanda metaryal seçim işlemlerinde kişisel peşin hükümleri de en aza indirger. Derme geliştirme sorumluluğunda farklılıkları belirler ve derme geliştirme politikası için uğraşan  kütüphaneciler için bir bilgi kaynağı olarak hizmet eder (Frank, 1993).

Şüphesiz bu ölçütler elektronik kaynaklar için de geçerlidir. Ancak geleneksel derme geliştirme politikalarının bugünün teknoloji  olanakları ile bezenmiş kütüphanelerine uyarlanamayacağı açıktır. Hazen (1995)'ın bu konudaki açıklaması şudur: 'geleneksel derme geliştirme politikaları statik bir hal almıştır ve bugünkü kütüphanelerin ve kütüphanecilerin gereksinimini karşılayacak nitelikte değildirler'. Hazen ayrıca, yerel ve uzaktan erişilebilen tüm formatlardaki bilgilerin dahil edildiği bir rehberin (guide) oluşturulması ya da esnek tanımların yapıldığı bir derme geliştirme politikası metinin ortaya konmasını savunmuştur.

Elektronik bilgi kaynaklarının derme geliştirme politikasının oluşturulması ya da geliştirilmesi için işlemler neler olmalıdır'

Bu işlemlerin öz olarak evrelerini belirtmek bir hayli zordur. Bu nedenle bir el kitabı kullanılması önerilmiştir. Böyle bir kitabı halk kütüphaneleri için Cassell ve Futas geliştirmişlerdir (Cassell ve Futas 1991 a ).

Cassell ve Futas (1991 b), 'Derme Geliştirme Politikaları' başlıklı çalışmalarında genel işlem evrelerini belirlemişlerdir: Ilk olarak bir ön planlama yapılmasını önermişlerdir. Daha sonra kurumun diğer çalışanların derme geliştirme grubu içine katılmasını ve özel görevler için alt komitelerin oluşturulması gerektiğini belirtmişlerdir. Bu çalışmaların gruplara götürülerek öncülük edilmesini, kütüphanenin ve hizmet sunduğu topluluk hakkında bilgi toplanması gerektiğini savunmuşlardır. Son olarak da bu bilgileri politika hükümlerini oluşturmakta ve geliştirmekte kulanılması gerektiğini belirtmişlerdir.

Her kurum, kendi topluluğunun ve diğer bileşenleri ile özgün bir yapı oluşturmaktadır. Böylece, onların derme geliştirme çalışmalarındaki politika hükümleri de özgün olmalıdır.
Bu kolleksiyon geliştirme politikasının metinlerinde bazı ana noktalar saptanmaya çalışılmıştır.

Bu ana noktalar nelerdir'
 

  • ' Kütüphanenin genel amaçları
  • ' Kütüphanenin hizmet verdiği kullanıcı grubunun ilgilendiği konu(lar) tanımları
  • ' Diğer konularla örtüşen bölümler
  • ' Dermenin ağırlıklı olarak hangi dilde oluşturulacağı
  • ' Coğrafi sınırlamanın yapılıp yapılmayacağı
  • ' Tarihsel sınırlama (Belli bir kültüre hitap eden dermelerde önemlidir. örn. 20. Yüzyıl)
  • ' Yayın tarihlerine göre
  • ' Geriye dönüşlü olarak sağlama işlemlerinin yapılıp yapılmayacağı
  • ' Hangi formatta materyallerin toplanacağı
  • ' Materyallerin ay'klanmas'
  • ' Diğer kütüphanelerle kaynak paylaşımı olanaklarının varlığı
  • ' Alternatif olarak erişebilecek bilgi kaynaklarının neler olacağı

Elektronik bilgi kaynaklarının seçimi doğal olarak kendi özelliklerinden dolayı basılı kaynaklara oranla daha karmaşıktır. Çünkü saha desteği, teknik destek, yeterli boş disk alanları, donanımlar gibi daha bir çok konunun analiz edilmesi gerekmektedir. Ayrıca bu analiz çalışmalarının kimler tarafından yapılması gerektiği de önemlidir. Takdir edilmelidir ki; elektronik bilgi kaynaklarının kullanılabilmesi için bilgisayar olanaklarının ne olduğu konusunda kişilerin detaylı bilgilere sahip olmaları gerekmektedir. Elektronik bilgi kaynakları yeni bir bilgi kaynağı formatıdır. Ama geleneksel kütüphane işlemlerinde olduğu gibi; seçim, politika belirleme, derme değerlendirme, personel ve kullanıcı eğitimi, kataloglama, bütçeleme, arşivleme ve koruma işlemleri bu bilgi kaymakları için de uygulanmalıdır.

Kavramsal olarak düşünüldüğünde, geleneksel kütüphane kaynakları seçiminde uygulanan işlemlerin aynısı elektronik bilgi kaynakları için de kullanılır. Genel olarak bakıldığında bu işlemler; tanımlama, değerlendirme ve seçim kararı'dır. Tanımlama evresinde materyalin varlığı araştırılır. Çünkü bir şeyin seçilebilmesi için varlığından haberdar olunmasını gerektirir. Yukarıda sözünü ettiğimiz elektronik bilgi kaynakları sayesinde nerede hangi elektronik bilgi kaynaklarının olduğundan haberdar olabiliriz.

Değerlendirme evresi materyalin bazı özellikleri ile yararının tartışıldığı evredir. Materyalin konu kapsamı, yayın dili, doğruluğu, geçerliliği, dizinleme, yazarların güvenilirliği, yayın kurulu, akademik kalitesi ve izleyenleri bu evrede incelenir. Tüm bunlar geleneksel ölçütlerdir. Ek olarak elektronik bilgi kaynakları için test edilmesi gereken noktalar da vardır. Bu noktalar; Çevrimiçi, CD-ROM ya da ağlaşmış ortamlarda olup olamayacağı, veri formatının (HTML, postscript, ASCII) ne olduğu, kütüphanenin sahip olduğu bilgisayar donanımı ile uyumlu olup olmadığı, kullanımı için kullanıcıların ya da kütüphanecilerin ne denli bir eğitimi gereksindikleri, yaşatımları için gereken şeylerin ne olduğu ve bunların maliyetlerinin ne olduğu, lisans sorunları, kullanıcı arayüz programları, erişim güvenilirliği ve arşivleme olanaklarının ne olduğudur.

Seçim kararı evresinde ise ele alınan noktalar şunlardır:

Kullanıcı gereksinimleri, kuruluşun ilgilendiği konular (üniversitelerde ise müfredat programı ölçüt olarak alınabilir), dermede toplanmasında önceliği olan bazı bilgi kaynakları (informal collecting priorities), bütçeleme için yapılan tahminler ve bilgi kaynağının derme ile olan ilgisi bu evrede araştırılan noktalardır. Bu işlemlerden sonra bu evrede seçim kararı verilir.

Elektronik bilgi kaynaklarında iptal ya da erişimin kesilmesi kararı nasıl alınır' Elbette geleneksel seçim politikasına göre ve yukarıda bahsettiğimiz değerlendirme ve seçim evresindeki ölçütlere göre bir elektronik derginin iptali ya da alınmaması gereken bir CD-ROM kaynağı belirlenebilir. Ancak bu çok erken bir tartışma konusu olur. Çünkü elektronik bilgi kaynaklarının henüz kullanım evresi tartışılmaktadır ve basılı kaynakların tam anlamı ile yerini alamamıştır. Parasal bazı zorlamalardan dolayı kullanım değerlendirmeleri doğru olarak test edilememiştir. Bu kaynakları kullanacak olan kişilerin çok azı bunları kullanabilecek olanaklara ve yeteneğe sahiptir. Bu nedenle  bu sorunun tartışılmasının yeri ve zamanı değildir.

Elektronik bilgi kaynaklarında ayıklama işlemi de henüz konuşulan bir konu değildir. Kütüphanecilik literatürüne geçebilecek kadar eskimiş değildir. Ama gelecekte çok önemli bir nokta olacaktır. Çünkü ayıklama kuramsal olarak arşivleme ile ilgilidir. Elektronik bilgi kaynağının gopher ya da web sitesi üzerinden ne kadar süre ile erişime açık tutulacağı ayıklama ve arşivleme işlemi içinde değerlendirilmelidir. Ayıklama, erişim için para ödememe anlamına da gelebilir. Ayıklama ölçütlerinde dikkat edilmesi gereken noktalar; bilgi kaynaklarının depolanacağı yeterli ana bellek alanının olup olmadığı, elektronik bilgi kaynağının akademik devamlılığı  ve değişen kullanıcı gereksinimleridir.

Elektronik Bilgi Kaynakları Derme Geliştirme Ilkeleri
 

Kütüphanelerin sağlaması gereken metaryal miktarlarının son zamanlarda artığını belirtmiştik. Bu materyallerin bazıları yalnızca elektronik formda bulunan  bilgi kaynaklarıdır. Bazıları da elektronik ve basılı ortamda  aynı anda bulunan bilgi kaynaklarıdır. Bu nedenle hangi formun satın alınması yada abone olunması gerekliliğini bir ilkeye bağlamak ve bu ilkeleri yazılı bir hale dönüştürmek yararlı olarak görülmektedir. Her durum ayrı ayrı detaylı olarak incelenmelidir ama aşağıda açıklanan ilkeler hangi formatın seçileceğini belirtmek için kullanılmaktadır (White and Crawford, 1997):
 

  • ' Uygunluk ve kullanım ilkesi.
  • Hizmet verilen üniversitede bulunan kullanıcıların kullanıp kullanmadığı incelenmelidir. Bu metaryali düzenli kullanan bu kullanıcı grubu var mıdır' Ve bu bilgi nasıl kullanılmaktadır'
  • ' Tekrar oranı (Redunduncy)
  • Elektronik bilgi kaynağının diğer bir formatının kütüphanede olup olmadığı araştırmalıdır: Gelecekte ya da halihazırda "elde bulunan format" bilgi gereksinimini karşılamada gerekli olacak mı' ve bu formattaki bilgi tek başına bu gereksimi karşılayacakmı' Bu bilgileri iki versiyonda almak (basılı ve elektronik) gerekli olacak mı'
  • ' Gereksinim

Bu bilginin ne denli gereksinildiği test edilmelidir. Bu metaryalleri kullanacak potansiyel kullanıcıların miktarı nedir' Bu sorunun aydınlığa kavuşturulması gerekmektedir.
 

  • ' Kullanım kolaylığı (Ease of use)
  • Hangi formatın kullanımının daha kolay olduğu test edilmelidir. Kullanıcılar açısından elektronik format daha mı kolay taranmaktadır yoksa basılı kaynak mı' Bir başka deyişle kullanıcılar gereksindikleri bilgiyi hangi formdan daha kolay elde edebilmektedirler'
  • ' Kullanımın olup olmadığı (Availability of use)
  • Eğer basılı bir index/kaynak elektronik bir kaynağın yerini tutabiliyorsa, aynı anda bu elektronik kaynaktan kaç kullanıcı yararlanabilmektedir' Ya da kullanım bir kullanıcı ile sınırlı mı ' Bu çok önemli bir noktadır ve bunun test edilmesi gerekmektedir. Eğer böyle bir sınırlama varsa bu sınırlamanın bir sorun yaratıp yaratmadığı incelenmelidir.
  • ' Kapsamın güvenirliğinin/kalıcılığının ve stabilesinin testi (Stability coverage)
  • Yayın evleri zaman zaman elektronik kaynakların belli bir bölümünü hizmete sunar, belli bir bölümünü de kapsamdan çıkarabilirler. Bu nedenle geçmişte rahatlıkla erişilebilen ama veritabanı günlendikten (update) sonra erişilemiyen bilgiler olabilir. Bu kalıcılığın test edilmesi çok önemlidir. Bu nedenle elektronik kaynaklardaki bilgilerin günleme esnasında eksilmemesine dikkat etmek gerekmektedir.
  • ' Yaşatılabilirliği (Longevity)
  • Satın alınacak elektronik kaynağın kurum için gereksinim süresi olacak' Kullanıcılar bilgi gereksinimlerini karşılarken böyle bir kaynağa uzun süre gereksinim duyacaklar mı' Bunların açıklığa kavuşturulması gerekmektedir.
  • ' Maliyet (Cost)
  • Iki format (basılı ya da elektronik) arasındaki fiyat farkının ne olduğu araştırılmalıdır.
  • ' Fiyat artışlarının ya da miktarının ne olabileceğinin önceden sezinlenebilir olması (Predictability of pricing)
  • Satıcıların fiyat politikalarında bir kalıcılık, bir stabilite var mı' Satıcının geçmişte uyguladığı fiyatların artış oranları mantıklı mı' Bu oranlar önceden sezinlenebiliyor mu' Bunlar incelenmelidir.
  • ' Donanım (Equipment)
  • Bilgi kaynağının kullanılabilmesi için kütüphanenin uygun bilgisayar donanımı var mı' Ya da kütüphane gerekli bilgisayar donanımlarını sağlayabilir mi' Bu donanımların kütüphane için maliyeti nedir' ne olmalıdır' Bu sorunların açıklağa kavuşturulması gereklidir.
  • ' Teknik destek (Technical Support)
  • Satıcılar satmış oldukları bu ürünler için teknik destek sağlıyorlar mı'
  • ' Gerekli olan ana bellek (hard-disk) alanı (space)
  • Bu bilgi kaynağının kullanılabilmesi için bilgisayar ortamında ne kadarlık bir anabellek gereksinildiğinin saptanması gerekmektedir.

Bütün bu temel gereksinimlerden sonra elektronik bilgi kaynaklarını seçerken daha spesifik bazı noktalarında araştırılması gerekmektedir. Bu noktalar şunlardır:
 

  • ' Bilgi kaynakları normal şartlar altında ikilemeyi önlemek için 1 kopya ve bir tek formatla alınmalıdır. Ama bu karar alınırken maliyet, kullanım, gereksinim, bilgisayarın anabelleğine ayrılması gereken yer ve ek bazı etmenler de gözönünde bulundurulmalıdır.
  • ' Eğer diğer etmenler arasında bir ayırım yapılamıyorsa yani eşit ise; elektronik format tercih edilmelidir. Çünkü kullanım çeşitliliği ve erişim olanakları artmakta ve elektronik formattaki bilgiler kullanıcılara daha aşina gelmektedir.
  • ' Bilgi depolama ve erişim teknolojileri, satın alma ve kullanma kararı verilmeden önce kütüphane tarafından test edilmeli ve incelemelidir. Sağlıklı bir karar bu koşullar altında alınabilir.
  • ' Kullanıcılardan ya da üniversite öğretim görevlilerinden gelen listeler, normal olarak istenen bir kitap ya da dergi gibi algılanmalıdır (White and Crawford, 1997:57)

Şu anda elektronik bilgi kaynaklarına bakıp yanıt aranılan bir çok soru sormak olasıdır. Bu soruların başlıcaları onların kaliteleri, yayın hakları, akademik geçerliliği, indekslenmeleri, bibliyografik kontrolleri ve maliyetleri ile ilgilidir. Şüphesiz bu konular tartışılması gereken konulardır. Ancak hepsinin ayrı ayrı ele alınmasında yarar vardır.

Kütüphanecilik tarihine bakıldığında, 1930'larda mikroform kaynakların oluştuğunu saptamak olasıdır. Hiçbir zaman gerçekleşmemiş olmasına karşın bazı kişiler bu bilgi kaynaklarının basılı kaynakların yerini alacağını iddia etmişlerdir (Birdsal,1994:8). Bindokuzyüzseksenlerde CD-ROM'lar daha sonra da tarihi çok eski olmasına karşın Inernet kullanımı yaygınlaştı. Bilgilerin depolandığı yeni formatlarla karşılaşmak Kütüphaneciler için yeni bir olgu değildir. Her seferinde yeni formatın eski formatın yerinialacağı ileri sürülmüştür. Ama bu hiç bir zaman gerçekleşmemiştir. Kütüphaneciler her zaman bu yeni formatların organizasyonu üzerine çaba harcamışlardır. Bu böyle de sürüp gidecektir.

KAYNAKÇA
American Library Association  'Guide for Writing a Bibliographer's Manual, ALA, Chicago,IL 1987

BALDWIN, C. 'Superjournal Deliver the Goods' Library Association Record,IT supplement, 1(2) p37-38
     1996
BIRDSALL,W.F. 'The Myth of the Electronic Library:Librarianship and Social Change in America'
     1994           Greenwood Press,Westport,CT
CASSELL, K.A. and FUTAS, E 'Developing Public Library Collections, Policies, and Procedures', Neal-
    (1991 a)    Schuman Publishers, NewYork N.Y.
CASSEL, K.A. and FUTAS, E. "Collection Development Policies" Collection Building, 11(2), pp 26-29
     (1991 b)
DEMAS, S. 'Collection Development for the Electronic Library: A Conceptual and OrganizationalModel'
     1994   Library Hi Tech, 12(3) p.71-80
FRANK, D.G. et.al 'The Relevance of Collection Development Policies: Definition, Necessity and
     1993            Application'  RQ (Referance Quarterly), 33 (1) pp.65-74
GORMAN, M. 'Ownership or Access: A New Idea of Collection' College and
      1997           Research Libraries News 58(7), 498 - 499
HAZEN, D.C. "Collection Development Policies in the Information  Age" College and Research Libraries
      1995  56(1) , pp. 29-31
JEFCOATE,G. 'Getting the Massage from Gabriel' Library Association Record,IT supplement, 1(2) 1996  p33-34
JOHNSON, P. 'Collection Development Policies:A Cunning Plan' Technicalites , (14) 6, pp 3-6
     1994
MORVILLE, P.S. and WICKHORST, S.J. 'Building Subject-Specific Guides to Internet Resources'
      1995  Collection Building, 14(3) p:26-31
NISONGER, T.E. 'Electronic Journal Collection Management Issues' Collection Building, 16(2), pp.58-
      1997                  65
ROWLEY, J. 'Libraries and the Electronic Information Market Place' Library Review 45(7) 6-18
      1996
WHITE, G. AND CRAWFORD, G.A. 'Developing an Electronic Information Resources
       1997          Collection Development Policy' Collection Building, 16(2), 53-57
 

For further Information send your message to erol.olcay@karaelmas.edu.tr, please.